歯科医院の予約システムの選び方｜比べるべき 8 つの点

歯科医院の予約システムは、「予約の入口がひとつの予約表にまとまるか」と「ユニットと処置の時間をそのまま表せるか」から比べると失敗しにくくなります。 そのうえで、重なりの防止、患者さまが自分で変更できるか、スタッフの権限、医療情報の安全管理を確かめます。 この記事では、比べるべき 8 つの点と、無料の試用やデモで確かめる手順をまとめます。

予約システムを選ぶ前に決めておくこと

機能の比較に入る前に、医院の中で次の 3 つを話し合っておきます。ここが決まっていないと、どの製品も「便利そう」に見えて選べません。

1. いちばん減らしたい手間：電話の件数か、紙の予約帳の書き直しか、受付の混雑か。
2. 予約を受ける入口：受付の電話だけか、Web 予約も始めるか、待合での次回の予約も受けるか。
3. 使う人と端末：受付のパソコンだけか、院長や歯科衛生士もスマホで見るか。

ユニット 2〜6 台、スタッフ 5〜15 人くらいの医院では、受付 1〜2 人が電話・会計・来院の受付を同時に回しています。まず「受付の誰の、どの時間を空けたいか」を言葉にしておくと、比べる点の重みが決まります。

比べるべき 8 つの点

#	比べる点	確かめる問い
1	予約の入口	受付・Web・待合・電話の予約が、同じ予約表に入るか
2	ユニットと処置	ユニットごとの列で表示でき、処置ごとの時間を決められるか
3	重なりの防止	同じユニットで時間が重なる予約を止められるか
4	患者さまの探しやすさ	診察券番号・名前・電話番号で探せるか
5	患者さま側の操作	患者さまが自分で確認・変更・取り消しできるか
6	権限とログイン	院長・管理者・スタッフで操作を分けられるか
7	安全管理	医療情報の安全管理の考え方を説明できる会社か
8	周りの業務とのつながり	勤務表やほかのシステムと、どうつながるか

1. 予約の入口のまとまり

予約の入口が増えるほど、転記と確認の手間が増えます。Web 予約は別の画面、電話の予約は紙の予約帳という形だと、受付は二つを見比べて空きを確かめることになります。 どこから入った予約も同じ予約表に並ぶかは、最初に確かめたい点です。

2. ユニットと処置の時間の表し方

歯科の予約は、時間だけでなく「どのユニットで」「どの処置を」受けるかで決まります。

• ユニットごとの列で一日を見渡せるか
• 処置（初診・定期検診・クリーニング・形成など）ごとに所要時間を決められるか
• 歯科衛生士が担当する枠と、歯科医師が入る枠を見分けられるか

一般の予約システムでは「担当者」や「席」の考え方になっていることがあります。歯科の言葉に置き換えて無理なく使えるかを、実際の一日の予約を入れて試すのが確実です。

3. 予約の重なりの防止

受付と Web から同じ時間に予約が入る。電話を受けながら別の患者さまの予約を入れる。こうした場面で起きるのが二重予約です。 「空いている枠だけを表示する」だけでなく、「同じユニットで時間が重なる予約は登録できない」ところまで仕組みで止めているかを聞いてみてください。

4. 患者さまの探しやすさ

電話口で「〇〇です、予約を変えたいのですが」と言われたとき、何秒で予約にたどり着けるかは毎日の手間に直結します。 診察券番号・名前・電話番号のどれでも探せるか、同姓同名をどう見分けるかを確かめます。

5. 患者さま自身による確認・変更

予約の変更や取り消しも、受付に電話がかかってくる理由のひとつです。Web 予約を入れるなら、患者さまが予約のときに受け取るリンクなどから、確認・変更・取り消しまでできるかを見ます。 ログインや会員登録が必要かどうかも、ご高齢の患者さまの使いやすさに関わります。

6. 権限とログインの方法

予約表には患者さまの名前と処置が並びます。スタッフ全員が同じ操作をできる必要はありません。

• 院長・管理者・スタッフで、できる操作を分けられるか
• 退職したスタッフのアカウントをすぐ止められるか
• パスワードだけでなく、パスキー（指紋や顔）などのログインに対応しているか

7. 医療情報の安全管理

予約の情報と処置の内容は、患者さまの健康にかかわる情報です。個人情報保護法は、個人データの安全管理のために必要で適切な措置をとることを求めています（個人情報の保護に関する法律 第 23 条）。クラウドに預けるときは、預け先（委託先）を監督することも求められます（同 第 25 条）。 医療機関向けには、厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」があり、2026 年 6 月に第 7.0 版が公表されています。システムを提供する事業者向けには、総務省・経済産業省の「医療情報を取り扱う情報システム・サービスの提供事業者における安全管理ガイドライン」があります。 比べるときは、これらのガイドラインへの考え方を、提供する会社が説明できるかを聞いてみてください。

8. 勤務表やほかのシステムとのつながり

予約が入っても、その日に歯科衛生士が足りなければ診療は回りません。予約と勤務表を別々の表で管理していると、「予約は入れたが担当がいない」日が起きやすくなります。 勤務表を同じサービスで作れるか、予約の登録・変更をほかのシステムに知らせる仕組み（Webhook など）があるかも、長く使ううえで効いてきます。

試用やデモで確かめる手順

説明を聞くだけでは、毎日の使い勝手は分かりません。次の順に、実際の医院の一日を入れて試します。

1. ユニットの数と診療時間を入れる。
2. よく使う処置を 5〜10 種類、所要時間とともに登録する。
3. 先週の予約表から、混んでいた一日分を入れてみる。
4. 電話を想定して、患者さまを探して変更・取り消しをしてみる。
5. 同じ時間・同じユニットに、わざと予約を重ねて入れてみる。
6. スマホで Web 予約の画面を開き、患者さまの立場で予約から変更まで通す。
7. スタッフのアカウントを作り、見えるものと操作できるものを確かめる。

受付だけでなく、歯科衛生士と院長にも触ってもらうと、見落としが減ります。

料金を比べるときの注意

料金は、月額だけでなく、何に対してかかるかを確かめます。

• ユニット数・スタッフ数・拠点数のどれで変わるか
• Web 予約やタブレット受付が別料金か
• 初期費用や、データの書き出しにかかる費用

金額だけで比べず、「減らしたい手間が減るか」と合わせて判断します。

よくある質問

紙の予約帳から、いきなり切り替えても大丈夫ですか？

いきなり全部を切り替えるより、しばらく紙と並べて使うと安心です。先に新しい予約をシステムに入れ、過去の予約は来院のたびに移していくと、受付の負担が少なく済みます。

Web 予約を入れると、高齢の患者さまが困りませんか？

Web 予約は入口を増やすもので、電話や受付をなくすものではありません。電話や受付で取った予約も同じ予約表に入る仕組みなら、どの入口を使う患者さまにも同じように対応できます。

予約システムと電子カルテやレセコンは同じものですか？

役割が違います。予約システムは予約と受付の流れを扱い、電子カルテやレセコンは診療の記録や請求を扱います。つながり方は製品ごとに違うので、連携の方法を個別に確かめてください。

AIリザーブ 歯科でできること

AIリザーブ 歯科は、受付・患者さまのスマホからの Web 予約・待合のタブレットから入った予約を、ユニットごとの予約表にまとめます。受付では診察券番号・名前・電話番号で患者さまを探し、空き枠を選んで登録します。同じユニットで時間が重なる予約は登録できません。院長・管理者・スタッフで操作を分けられ、パスキーでのログインにも対応しています。AI シフト作成で 1 か月分の勤務表も作れます。AI 電話受付は準備中です。基本の機能は無料で、AI シフト作成などの AI の機能は月額のオプションです。