歯科医院の Web 予約の始め方｜ホームページへの載せ方と運用のルール

歯科医院の Web 予約は、「Web で受ける処置を絞る」「ホームページの目立つ場所に予約ボタンを置く」「変更・取り消しのルールを決めて伝える」の 3 つを押さえると、無理なく始められます。 最初からすべての予約を Web で受ける必要はありません。 この記事では、始める前の準備から、ホームページへの載せ方、受付での運用までを順に説明します。

Web 予約で変わること

Web 予約は、患者さまが自分のスマホやパソコンから、空いている日時を選んで予約する仕組みです。

これまで	Web 予約を始めると
予約は診療時間内の電話か受付だけ	夜間や休診日にも予約を受けられる
空きの確認は受付が予約表を見て答える	患者さまが空いている枠を自分で選ぶ
変更・取り消しも電話	患者さまが自分で変更・取り消しできる

一方で、電話や受付の予約がなくなるわけではありません。Web は入口のひとつとして加えるものです。

始める前に決める 4 つのこと

1. Web で受ける処置

所要時間がはっきりしていて、事前の判断が要らない処置から始めます。

Web で受けやすい	電話・受付で受けたい
定期検診・クリーニング	急な痛み・腫れ
初診の相談	抜歯・外科処置の予約
継続中の治療の次回（院内で案内済みのもの）	訪問診療の相談

「どの処置を選べばいいか分からない」患者さまのために、「初診・相談」のような入口をひとつ用意しておくと迷いが減ります。

2. Web に出す枠

すべての空き枠を Web に出すと、急患や院内で取る次回の予約の余地がなくなることがあります。

• Web に出すユニット（例：歯科衛生士の枠のユニットだけ）
• Web に出す時間帯
• 何日先まで受けるか、何時間前まで受けるか

最初は少なめに出し、様子を見て広げます。

3. 患者さまに入れてもらう項目

入力が多いと、途中でやめてしまう患者さまが増えます。名前・ふりがな・電話番号など、予約に必要な最小限にします。症状のくわしい内容は、来院時の問診票で聞く形でかまいません。

4. 変更・取り消しのルール

「何日前まで Web で変更できるか」「当日の取り消しは電話で」など、ルールを決めて予約の画面とホームページに書いておきます。

ホームページへの載せ方

予約ボタンを置く場所

患者さまは、スマホでホームページを開いてすぐに予約ボタンを探します。

• ページの上部（ヘッダー）に置く
• スマホでは画面の下に固定するボタンにする
• 「Web 予約」「24 時間予約」など、何ができるかが分かる文言にする
• 電話番号のボタンと並べ、どちらも選べるようにする

埋め込みかリンクか

予約の画面をホームページに載せる方法は、主に 2 つです。

1. 埋め込み：ホームページの中に予約の画面をそのまま表示する。ページを移らずに予約できる。
2. ボタンでリンク：ボタンを押すと予約のページが開く。どのページにも置きやすい。

ホームページの制作会社に頼む場合は、予約システムが出すコードを渡せば、多くの場合は貼り付けるだけで済みます。

ホームページに書いてよいこと

医療機関のホームページは、医療法の広告規制の対象です。書いてよい内容や表現の考え方は、厚生労働省の「医療法における病院等の広告規制について」に、医療広告等ガイドラインや事例解説書がまとまっています。予約の案内そのものより、診療内容の書き方で迷ったときに確かめます。

個人情報の利用目的の掲載

Web 予約では、患者さまの名前や電話番号を受け取ります。厚生労働省と個人情報保護委員会のガイダンスは、利用目的の公表について、院内に掲示するとともに、可能な場合はホームページへの掲載などで、なるべく広く公表する必要があるとしています（医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス）。 Web 予約のページの近くに、プライバシーポリシーや利用目的へのリンクを置いておくと安心です。

受付での運用のルール

Web 予約を始めたら、受付の流れも少し変わります。

1. 朝と昼に Web 予約を確かめる：新しく入った予約と変更を見て、準備が要るものを確認します。
2. 電話の予約も同じ予約表に入れる：Web と電話で予約表が分かれると、二重予約の原因になります。
3. 初めての Web 予約の患者さまに声をかける：来院時に「次回も Web から予約できます」と伝えると、次からの電話が減ります。
4. 変更・取り消しの連絡先を案内する：予約のときのリンクから自分で変更できることを伝えます。

患者さまへの知らせ方

始めたことを知ってもらわないと、Web 予約は使われません。

• 院内の掲示と、受付のカウンターの案内
• 診察券や予約票に、予約ページの QR コードを載せる
• 次回の予約を取るときに、口頭で一言伝える
• ホームページのお知らせ欄に載せる

最初の 1 か月の進め方

いきなり大きく始めず、段階を踏むと受付の負担が少なく済みます。

1. 1 週目：スタッフだけで Web 予約を試す。患者さまの立場で予約から変更・取り消しまで通す。
2. 2 週目：定期検診の患者さまにだけ案内し、Web から予約してもらう。
3. 3 週目：ホームページに予約ボタンを載せ、院内の掲示を始める。
4. 4 週目：入った予約の件数と、困った点を受付で出し合い、出す枠や処置を見直す。

始めてからのよくあるつまずき

つまずき	対処
Web で処置を選び間違える患者さまがいる	処置の名前を患者さまに分かる言葉にする（例：「定期検診・クリーニング」）
予約は入るが、来院時に準備が間に合わない	朝と昼に Web の予約を確かめる時間を決める
枠を出しすぎて急患が入らない	急患の枠は Web に出さない
Web 予約を知らない患者さまが多い	次回の予約のときに一言伝え、予約票に QR コードを載せる

まとめ

• Web で受ける処置と出す枠を、少なめに決めて始める
• 予約ボタンは、ホームページの上部とスマホの画面の下など、すぐ見つかる場所に置く
• 変更・取り消しのルールと、個人情報の利用目的をあわせて載せる
• 受付で Web 予約を確かめる時間を決め、電話の予約と同じ予約表で管理する

よくある質問

Web 予約で、患者さまに会員登録をしてもらう必要はありますか？

予約システムによります。会員登録が要らない仕組みなら、ご高齢の患者さまや初めての患者さまも予約しやすくなります。

Web 予約と電話の予約で、同じ時間に予約が入ってしまいませんか？

同じ予約表を見ていれば、どちらかで先に入った枠は埋まります。さらに、同じユニットで時間が重なる予約を登録できない仕組みがあると、確実に防げます。

ホームページがない医院でも始められますか？

始められます。予約ページの URL を、Google のプロフィールや院内の掲示、診察券の QR コードで案内できます。

Web 予約で、初診の患者さまも受けてよいですか？

受けてかまいません。初診は所要時間を長めにし、処置の名前を「初診・相談」などにして、症状は来院時の問診票で聞く形にすると、運用が安定します。

AIリザーブ 歯科でできること

AIリザーブ 歯科の Web 予約では、患者さまはログインせずに、お名前・ふりがな・電話番号を入れて予約します。空いている枠だけが表示され、予約のときに出るリンクから確認・変更・取り消しができます。管理画面の「Web 予約」で、ホームページに貼る埋め込みコードと、予約ページを開くボタンのコードを出せます。Web から入った予約は、受付で入れた予約と同じユニットごとの予約表に並びます。